Đối với doanh nghiệp, việc ứng phó với thiên tai, bão lũ không chỉ dừng lại ở công tác phòng tránh, khắc phục hậu quả mà còn là bài toán nan giải về hạch toán kế toán, nhất là khi xác định chi phí tổn thất để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về thuế. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích những vấn đề liên quan đến hạch toán chi phí tổn thất do thiên tai, bão lũ, giúp doanh nghiệp trang bị đầy đủ kiến thức để vượt qua giai đoạn khó khăn và ổn định sản xuất kinh doanh. 

I. Hiểu đúng về chi phí tổn thất do thiên tai, bão lũ trong hoạt động doanh nghiệp

 

1. Khái niệm:

 

Chi phí tổn thất do thiên tai, bão lũ được hiểu là những khoản chi phí bất thường, phát sinh ngoài ý muốn, nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp, là hệ quả trực tiếp từ các hiện tượng thiên tai như bão, lũ lụt, sạt lở đất, hạn hán… gây thiệt hại về tài sản, hàng hóa, nguyên vật liệu, công trình xây dựng…

 

Ví dụ:

 

• Kho hàng của doanh nghiệp bị ngập lụt, hàng hóa bị hư hỏng, mất mát.

• Nhà xưởng, máy móc, thiết bị bị bão tàn phá, không thể hoạt động.

• Vườn trồng nguyên liệu của doanh nghiệp bị hạn hán, cây trồng chết khô.

 

2. Đặc điểm:

 

• Tính bất thường, đột xuất: Khác với những chi phí phát sinh thường xuyên trong quá trình sản xuất kinh doanh, chi phí tổn thất do thiên tai, bão lũ thường đến bất ngờ, không có dấu hiệu báo trước, nằm ngoài kế hoạch của doanh nghiệp.

• Tính khách quan, khó lường: Do ảnh hưởng trực tiếp từ các hiện tượng thiên nhiên, nằm ngoài khả năng dự đoán và kiểm soát hoàn toàn của con người.

• Gây thiệt hại về kinh tế: Làm hao hụt nguồn lực, gián đoạn hoạt động, gây thua lỗ, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

 

3. Nguyên tắc hạch toán:

 

• Tuân thủ chế độ kế toán hiện hành: Mọi hoạt động kế toán, bao gồm cả việc hạch toán chi phí tổn thất do thiên tai, bão lũ đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Luật Kế toán, các chuẩn mực kế toán và các văn bản hướng dẫn liên quan.

• Căn cứ vào chứng từ chứng minh hợp pháp: Mọi khoản chi phí đều phải được ghi nhận, hạch toán dựa trên chứng từ chứng minh hợp pháp, đảm bảo tính trung thực, khách quan và minh bạch.

• Doanh nghiệp phải tự xác định rõ tổng giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác theo quy định của pháp luật.

• Phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường được xác định bằng tổng giá trị tổn thất trừ phần giá trị doanh nghiệp bảo hiểm hoặc tổ chức, cá nhân khác phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

 

II. Hướng dẫn hạch toán chi phí tổn thất do thiên tai, bão lũ

Ngày 18/09/2024, Tổng cục Thuế vừa có văn bản số 4062/TCT-CS gửi 26 Cục thuế tỉnh, thành phố yêu cầu triển khai hướng dẫn các giải pháp hỗ trợ tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp bị tổn thất do bão số 3 (Yagi) và mưa lũ sau bão.

 

Theo Tổng cục Thuế, cá nhân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp bị ảnh hưởng do thiên tai được miễn, giảm, gia hạn nhiều loại thuế. Theo quy định tại khoản 27 Điều 3 luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, người nộp thuế được gia hạn thời hạn nộp thuế (thời hạn gia hạn nộp thuế không quá 2 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp thuế); được miễn tiền chậm nộp, miễn xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế.

 

Đồng thời, người nộp thuế sẽ được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào, kể cả thuế GTGT đầu vào không được bồi thường của hàng hóa chịu thuế GTGT bị tổn thất do thiên tai nếu có đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh các trường hợp tổn thất không được bồi thường để khấu trừ thuế.

 

1. Hồ sơ chuẩn bị cho tổn thất được tính vào chi phí được trừ:

1.1. Biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hóa bị tổn thất do doanh nghiệp lập.

Biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hóa tổn thất phải xác định rõ giá trị tài sản, hàng hóa bị tổn thất, nguyên nhân tổn thất, trách nhiệm của tổ chức, cá nhân về những tổn thất; chủng loại, số lượng, giá trị tài sản, hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có); bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị tổn thất có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

1.2. Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).

1.3. Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

** Hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Hồ sơ đối với hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, được tính vào chi phí được trừ như sau:

- Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập.

Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa hư hỏng phải xác định rõ giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có) kèm theo bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

- Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).

- Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

Hồ sơ trên được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình với cơ quan thuế khi cơ quan thuế yêu cầu.

2. Các lưu ý khác:

2.1. Lập biên bản kiểm kê, đánh giá thiệt hại

• Thành phần tham gia: Bao gồm đại diện ban lãnh đạo doanh nghiệp, phòng kế toán, phòng hành chính quản trị,... và người liên quan.

• Nội dung:

  • Thời gian, địa điểm kiểm kê.

  • Danh sách tài sản, hàng hóa bị thiệt hại.

  • Số lượng, chất lượng, giá trị tài sản, hàng hóa bị thiệt hại.

  • Nguyên nhân gây ra thiệt hại.

• Biên bản phải được lập thành văn bản, có đủ chữ ký của các bên tham gia và được lưu trữ theo quy định.

2.2. Xác định giá trị tài sản, hàng hóa bị thiệt hại

• Nguyên tắc: Xác định theo giá trị ghi trên sổ sách kế toán tại thời điểm phát sinh thiệt hại.

• Trường hợp không xác định được giá trị ghi trên sổ sách: Có thể tham khảo giá thị trường hoặc giá do các tổ chức định giá độc lập xác định.

2.3. Hạch toán kế toán:

• Trường hợp tài sản, hàng hóa bị thiệt hại thuộc diện được bồi thường bảo hiểm:

  • Ghi nhận khoản phải thu bảo hiểm.

  • Ghi giảm tài sản bị thiệt hại.

• Trường hợp tài sản, hàng hóa bị thiệt hại không thuộc diện được bồi thường hoặc bồi thường không hết:

  • Ghi nhận chi phí tổn thất do thiên tai, bão lũ.

  • Ghi giảm tài sản bị thiệt hại.

2.4. Lưu ý về thuế TNDN đối với chi phí tổn thất do thiên tai

Theo quy định hiện hành, chi phí tổn thất do thiên tai, bão lũ thuộc diện không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Chứng từ chứng minh thiệt hại phải đủ điều kiện về hình thức và nội dung theo quy định.

• Phân biệt rõ chi phí tổn thất do thiên tai, bão lũ với các khoản chi phí khác như chi phí hao mòn tài sản cố định, chi phí thường xuyên... để tránh nhầm lẫn trong kế toán và xác định nghĩa vụ thuế.
   

III. Kết luận

 

Như vậy, chi phí tổn thất do thiên tai, bão lũ thuộc diện ĐƯỢC TRỪ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, miễn là doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện về chứng từ, hóa đơn, biên bản… theo quy định. Việc hiểu rõ quy định này giúp doanh nghiệp tận dụng chính sách ưu đãi của Nhà nước, giảm bớt gánh nặng thuế trong những thời điểm khó khăn, từ đó nhanh chóng ổn định sản xuất kinh doanh.

Bên cạnh việc chủ động trang bị kiến thức, doanh nghiệp nên chủ động tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia tư vấn, cơ quan thuế để giải đáp thắc mắc, vướng mắc phát sinh trong quá trình hạch toán, đảm bảo quyền lợi chính đáng của doanh nghiệp.

Thiên tai, bão lũ là những thách thức không thể tránh khỏi, nhưng với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, ứng phó kịp thời và am hiểu pháp luật, doanh nghiệp hoàn toàn có thể vững vàng vượt qua, tiếp tục phát triển bền vững, góp phần vào sự phồn vinh của nền kinh tế.